Produktvorstellung PrintWatch/dataEx

PrintWatch - Sensibilität der Informationen als Entscheidungskriterium

Drucker stellen häufig immer noch eine Sicherheitslücke dar, durch die sensible firmeneigene Informationen relativ unkontrolliert aus dem Unternehmen abfließen können. Ausdrucke lassen sich, wenn sie nicht geeignet kenntlich gemacht sind, einfach in andere Papiere oder Unterlagen integrieren und mitnehmen. Für die Sicherheitskontrolle am Ausgang ist es kaum möglich, die Kritikalität der Papiere einzuschätzen. Ein Vorfall, z.B. ein  Datendiebstahl, aber führt ohne fundierte Beweislage zu einem Generalverdacht für alle Personen mit Leserecht und bringt dadurch unnötigen Unfrieden in die Organisation.

Diese Sicherheitsherausforderung kann weder mit einem allgemeinen Druckverbot für bestimmte unternehmenskritische Dokumente noch für einzelne Mitarbeiter gelöst werden. „Eine adäquate Antwort darauf bietet ein Schutzkonzept, das die Sensibilität eines Dokuments in Echtzeit feststellt, und entsprechend des Schutzbedarfs definiert, wer diese Information auf welchem Drucker wie ausdrucken darf und welche Informationen über die Umstände des Ausdruckes vom Anwender zwingend abzufragen sind. Diese Informationen sollen dann im weiteren Verlauf auf dem Ausdruck festgehalten und in einem revisionssicheren elektronischen Archiv protokolliert werden“, stellt Ramon Mörl, Mit-Gründer und Geschäftsführer der itWatch GmbH, fest.

PrintWatch stellt die Kritikalität des zu druckenden Dokuments in den Mittelpunkt. Anwenderunternehmen bestimmen selbst, welche Dokumente durch welchen Benutzer auf welchem Drucker gedruckt werden dürfen und welche Zusatzinformationen archiviert und auf den Ausdruck eingebunden werden. Die Lösung überwacht alle Druckvorgänge und protokolliert nur diejenigen, die das System  oder der Anwender als kritisch eingestuft. Für neu erstellte Dokumente kann eine Einstufung durch den Anwender erzwungen werden. Diese Daten legt PrintWatch zudem bei Bedarf für jeden Ausdruck revisionssicher ab, zusammen mit dem vollständigen Inhalt des Ausdrucks, der jederzeit wieder herstellbar ist. Dadurch ist immer dokumentiert, wer wann warum welches Dokument mit welchem Inhalt in welcher Stückzahl und über welchen Drucker ausgegeben hat. Auflagen der Langzeitarchivierung werden somit gleich mit erfüllt.

dataEx - Löschen – aber sicher

Daten müssen auch über ihren aktiven Lebenszyklus hinaus, also nach dem Löschen, vor nicht autorisiertem Zugriff geschützt werden. Die Gefahr: Betriebssystemeigene Löschfunktionen löschen nicht – sie geben nur den belegten Speicher für die künftige Nutzung frei. Die Daten bleiben also auf dem Datenträger für jeden lesbar, der Zugriff auf den Datenträger hat. Gerade sensible Dokumente (insbesondere auf mobilen Datenträgern) oder solche, die aus gesetzlichen Gründen der Geheimhaltung unterliegen, müssen so gelöscht werden, dass sie nicht wieder hergestellt werden können. Unternehmen sind bei bestimmten Daten sogar gesetzlich dazu verpflichtet, das technisch Mögliche zum Schutz der Daten zu unternehmen – und hierzu zählt das sichere Löschen. Die Haftung für die Einhaltung der Gesetze liegt hier immer bei der Geschäftsführung respektive dem Vorstand und kann nicht an Dritte delegiert werden, auch wenn diese bestimmte Handlungen im Auftrag durchführen.

dataEx schafft hier Abhilfe, denn das Modul ermöglicht auf der Basis der vorhandenen Berechtigungen das sichere Entsorgen von Dateien beziehungsweise Ordnern und deren Metainformationen auf allen Datenträgertypen (Flash, Magnet, Multiple Write optische Datenträger …), so dass diese auch mit den besten forensischen Werkzeugen nicht mehr rekonstruiert werden können. Darüber hinaus erlaubt dataEx das sichere Formatieren von vorhandenen Datenträgern (auch wiederbeschreibbare optische Datenträger), so dass keine alten Daten mehr auf dem Datenträger vorhanden sind.

Die beiden Funktionen lassen sich, je nach Vorliebe, auf zwei Arten einsetzen: über das Kontextmenü des Datenträgers, der Ordner und der betroffenen Dateien bzw. des zu formatierenden Datenträgers mithilfe der Einträge „Sicher löschen“ bzw. „Datenträger sicher formatieren“; auf dem Desktop über das Drop-Target-Symbol „itWESS Aktenvernichter“ nach Art der Drag-&-Drop-Methode. Wechseldatenträger lassen sich damit ebenfalls sicher formatieren.

Alle Verfahren folgen den internationalen Standards und den BSI-Auflagen. dataEx bietet Anwendern nicht nur den Vorteil des verlässlichen Löschens und Formatierens. Durch dieses Verfahren können Anwenderunternehmen auch kostengünstige Entsorgungsverfahren für Festplatten und mobile Datenträger verwenden – auch wenn diese gesetzlichen Auflagen unterliegen.